Jos olet vasta tulossa työmarkkinoille tai jos olet tekemässä uranmuutosta, olet luultavasti todennut, että monet tarjolla olevista työpaikoista vaativat jonkinlaista tietokonekoulutusta. Tarvittavien taitojen todellinen laajuus vaihtelee suuresti riippuen haluamasi työn tyypistä, mutta jopa alkeellisimmat työt, jotka tuovat sinut tietokoneen eteen, vaativat jonkin verran Microsoft Excel -taitoja.
Tämän työn vaatimuksen ei kuitenkaan pitäisi olla täydellinen pelote, jos et tunne ohjelmaa. Vaikka et olisi koskaan käyttänyt Microsoft Exceliä koko elämäsi aikana, voit lukea tämän artikkelin nähdäksesi, mitä sinun pitäisi ottaa pohjaksi, kun aloitat hakemisen Excel-kokemusta vaativiin töihin.
Jos etsit työtä, käy Jooblessa. Heillä on hämmästyttävä valikoima tarjolla olevia töitä ympäri maailmaa, joista monet mahdollistavat etätyön tekemisen kotoa käsin.
Sisällysluettelo piilota 1 Excelin käyttöliittymään ja termeihin tutustuminen 2 Excel-lajittelutehtävät, jotka on hyvä tietää työnhakua varten 3 Hyödyllisiä Excel-näytön muotoiluvaihtoehtoja 4 Joitakin Excelin peruslaskelmia ja -kaavoja 5 Käytä, harjoittele, harjoittele 6 Muita lähteitäExcelin käyttöliittymään ja ehtoihin tutustuminen
Yrityksillä on taipumus olla tekemättä muutoksia tai päivityksiä järjestelmään ennen kuin siitä tulee ongelma, joten saattaa yllättää, että monet yritykset käyttävät edelleen Microsoft Excel 2003:a. Sen jälkeen on tehty useita täysversiopäivityksiä, mutta Excel 2003:ssa on edelleen suuri seuraaja- ja asennuskanta.
Siksi saatat huomata työpaikkaa hakiessasi, että tarvitset useita Excelin versioita. Mutta riippumatta siitä, mitä Microsoft Excelin versiota käytät (uusia versioita julkaistaan muutaman vuoden välein, ja ne tunnistetaan niiden julkaisuvuoden mukaan. Esimerkiksi Microsoft Excel 2010, Microsoft Excel 2013, tai Microsoft Excel 2016) muutama asia pysyy aina ennallaan. Suurimman osan Excel-ikkunasta peittää pienten suorakulmioiden kuvio. Jokaista näistä suorakulmioista kutsutaan a solu, ja ne on järjestetty rivit ja sarakkeita. Rivi on vaakasuora solusarja, kun taas sarake on pystysuora solusarja.
Napsauta yhtä solua ja voit kirjoittaa numeron tai kirjaimen, ja kirjoittamasi näkyy solussa. Solussa olevaa tietoa kutsutaan nimellä arvo.
Voit järjestää, lajitella ja mukauttaa solujesi ja arvojen ulkoasua näytön yläreunassa olevien valikkojen avulla.
Valikkojen ulkoasu vaihtelee käyttämäsi Excel-version mukaan, ja valitettavasti monet eri yritykset käyttävät eri versioita ohjelmasta. Suurin osa ydintoiminnoista on kuitenkin paikoillaan jokaisessa versiossa, joten niin kauan kuin tiedät, mitä sinun on tehtävä, sinun pitäisi pystyä paikantamaan tarvittava valikkotoiminto.
Excel-lajittelutehtävät työnhakuun
Solusarjan lajitteleminen Excelissä on yksi yleisimmistä tehtävistä, joka sinun tulee tietää käyttäessäsi Exceliä uudessa työssäsi, ja jos sinulle tehdään ennakkotesti osaamisestasi, sinulle esitetään todennäköisesti satunnainen ryhmiteltävä data, joka sinun on järjestettävä. Halusitpa sitten järjestää sukunimiluettelon aakkosjärjestykseen tai järjestää numerosarjan suurimmasta pienimpään, Excel tekee tämän mahdolliseksi yhdellä napin painalluksella. Lisäksi sanojen ja numeroiden lajittelutapa on sama, ja voit valita lajittelun pienimmästä suurimpaan tai suurimmasta pienimpään.
Toinen tapa lajitella tietoja on kopioida ja liittää tiedot sen nykyisestä solusta paikkaan, jossa tarvitset tietoja. Jos olet aiemmin käyttänyt kopioi ja liitä -toimintoa missä tahansa ohjelmassa, Excelin toiminto toimii täsmälleen samalla tavalla. Napsauta solua ja paina sitten Ctrl + C näppäimistölläsi kopioidaksesi sen (tai Ctrl + X leikkaa se), napsauta sitten haluamaasi kohdesolua ja paina Ctrl + V liittääksesi sen.
Tämä toimii myös, jos haluat kopioida koko rivin, sarakkeen tai soluryhmän. Napsauta rivinumeroa ikkunan vasemmalla puolella, sarakkeen kirjainta ikkunan yläosassa tai käytä hiirtä haluamasi solujen korostamiseen ja käytä sitten aiemmin määritettyjä kopioi- ja liitäkomentoja.
Viimeinen lajittelumenetelmä sisältää Piilottaa ja Näytä vaihtoehtoja Excelissä. Näin voit poistaa rivin tai sarakkeen näkymästä, mutta et poista kyseistä tietoaluetta laskentataulukosta. Voit piilottaa rivin tai sarakkeen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella rivin numeroa tai sarakkeen kirjainta ja napsauttamalla sitten Piilottaa vaihtoehto. Voit tuoda rivin tai sarakkeen näkyviin valitsemalla hiirellä rivit tai sarakkeet ennen ja jälkeen piilotetun sarjan, napsauttamalla valintaa hiiren kakkospainikkeella ja napsauttamalla sitten Näytä vaihtoehto.
Hyödyllisiä Excel-näytön muotoiluvaihtoehtoja
Toinen päivittäin kohtaamasi Excel-tehtävien ryhmittely liittyy solujesi ulkoasun ja tulostustavan säätämiseen. Jokaisen Excel-version avulla voit muokata solujen väriä, fontin ulkonäköä ja solujen kokoa. Värimuutoksia pääsee nopeasti käsiksi kaikissa Excelin versioissa napsauttamalla solua hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla sitten pikavalikon muotoiluvaihtoehdoista.
Voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella rivin numeroa tai sarakkeen nimeä ja valita sitten rivin korkeus tai sarakkeen leveys -vaihtoehto määrittääksesi muokattavan rivin tai sarakkeen koon. Tämä sama funktio omenat, jos valitset ryhmän rivejä tai sarakkeita.
Viimeinen tapa muotoilla Excel-tiedostosi ulkoasu erityisesti tulostusta varten on käyttää Sivuasetukset valikosta. The Sivuasetukset valikko löytyy napsauttamalla Sivuasetukset -painiketta oikeassa alakulmassa Sivuasetukset -osio Sivun asettelu valikosta.
Tässä valikossa voit määrittää sivun suunnan, sivun marginaalit, otsikkotiedot ja sen, tulostetaanko sivulle ruudukko. Ruudukkoviivojen tulostaminen on yllättävän tärkeä huomioitava elementti tulostettaessa Excel-tiedostoja, koska se on paras tapa tehdä tulostetusta asiakirjasta luettavampi. Ellei ole erikseen ohjeistettu olemaan, sisällytän ne yleensä oletuksena.
Jotkut peruslaskelmat ja -kaavat Excelille
Yleisin asia, johon törmään Excel-tiedostojen kanssa, on yksinkertaisesti numeroiden lisääminen yhteen. Tämä pätee erityisesti liiketoimintaskenaarioihin, joissa monet tilaukset ja raportit ovat valtavia laskentataulukoita, joissa on soluja, jotka on laskettava yhteen myynnin kokonaisarvon määrittämiseksi. Olen henkilökohtaisesti nähnyt ihmisten lisäävän manuaalisesti arvoja Excelissä yhteen, mikä melkein kumoaa ohjelman tarkoituksen. Excel sisältää Automaattinen summa -painiketta, joka sijaitsee kohdassa Kaavat palkki, joka lisää numerosarjan puolestasi automaattisesti. Klikkaa Automaattinen summa -painiketta, korosta solut, jotka haluat lisätä yhteen, paina Tulla sisään. Solujen yhteenlaskettu summa näkyy ensimmäisessä solussa valitsemiesi solujen alla tai oikealla puolella.
Voit myös kirjoittaa kaavoja soluihin, jotta voit hallita hieman paremmin sitä, missä kokonaissumma näytetään. Kaavat on tyypillisesti laadittu muodossa, kuten =A1+A2, =A1-A2, =A1*A2 tai =A1/A2. Jos olet utelias, voit kirjoittaa automaattisen summan funktion manuaalisesti muotoa käyttämällä =SUMMA(A1:A2).
Harjoittele, harjoittele, harjoittele
Kuten melkein kaikessa muussa elämässä, sinun on harjoiteltava kehittyäksesi Excelissä. Saatat pystyä suorittamaan tiettyjä tehtäviä ohjatulla ohjauksella, mutta todellinen arvo potentiaaliselle työnantajalle tulee, kun pystyt suorittamaan minkä tahansa näistä tehtävistä saumattomasti muistista. Tämä lisää tuottavuuttasi, mikä lisää arvoasi. Lisäksi, kun jatkat Excelin käyttöä, löydät muita tapoja suorittaa tehtäviä ja opit muita hyödyllisiä vinkkejä ja temppuja, jotka helpottavat suurten tietomäärien järjestämistä, lajittelua ja käsittelyä sekunneissa.
Muut lähteet
- Näytä Kehittäjä-välilehti Excel 2011:ssä
- Avaa XML-tiedostot Excelillä Windows 7:ssä
- Kuinka numeroida rivejä automaattisesti Excel 2010:ssä
- Google Sheets -tiedoston vieminen Microsoft Exceliin
- 5 syytä hankkia Office 2013 -tilaus
- Excelin oletusfontti Excel for Office 365:ssä