Onko sinulla vanha sähköpostiosoite, joka välittää viestejä Gmail-tilillesi? Vai hallinnoitko erillistä tiliä ja välität viestit siltä tililtä Gmailiin, koska käyttöliittymä on parempi ja kaikkea on helpompi hallita yhdessä paikassa? Jos voit vastata "kyllä" jompaankumpaan näistä kysymyksistä, saatat haluta erottaa Gmailiin edelleenlähetettävät sähköpostit muista tileistä sen sijaan, että keräät niitä yleiseen postilaatikkoosi. Käyttämällä suodattimien ja tunnisteiden yhdistelmää on mahdollista siirtää edelleenlähetetyt viestit automaattisesti Gmailissa omaan erilliseen kansioonsa tai "tunnisteeseen". Tämä estää sinua sekoittamasta edelleen lähetettyjä viestejä suoraan Gmail-tiliisi lähetettyihin viesteihin ja auttaa välttämään mahdollisesti hämmentävää viestintää, joka saattaa johtua siitä.
Edelleenlähetettyjen sähköpostien järjestäminen Gmail-suodattimilla ja -tarroilla
Minulla on monia erilaisia sähköpostitilejä, joita hallinnoin Gmailissa ja muissa sähköpostipalveluissa, ja niiden tarkistaminen yksitellen voi olla ärsyttävää. Pidän todella Gmailin oletusverkkokäyttöliittymästä ja haluaisin hallita kaikkea siellä. Joten olen määrittänyt kaikki nämä tilit välittämään viestit yhdelle Gmail-tilille, jossa ne suodatetaan tehokkaasti erillisiin kansioihin tai tunnisteisiin. Kun tarkistan kutakin näistä tunnisteista, tiedän, mikä sähköpostitili oli näiden viestien kohteena, ja voin tarvittaessa vastata viestiin asianmukaisesti. Se myös poistaa turhat sotkut pääpostilaatikosta, jossa haluan saada mahdollisimman vähän viestejä. Alla kuvattu prosessi olettaa, että olet jo määrittänyt edelleenlähetyksen Gmail-tilillesi ja että olet suorittanut toimenpiteen edellyttämän vahvistusprosessin.
Vaihe 1: Kirjaudu sisään Gmail-tiliin, johon viestisi välitetään.
Vaihe 2: Laajenna tarrat (kansiot) ikkunan vasemmalla puolella ja napsauta sitten Luo uusi etiketti linkki. Sinun on luultavasti napsautettava Lisää linkki nykyisten tunnisteiden alareunassa näyttääksesi tämän linkin.
Vaihe 3: Kirjoita uuden tunnisteen nimi ikkunan yläreunassa olevaan kenttään (käytän "Edelleenlähetetyt viestit" yksinkertaisuuden vuoksi, mutta suosittelen käyttämään jotain, joka tunnistaa helposti edelleenlähetettyjen viestien lähteen). napsauta sitten Luoda -painiketta. Voit käyttää sisäkkäisvaihtoehtoa, jos haluat sisällyttää uuden tunnisteen jo olemassa olevan tunnisteen alle, mutta tämän opetusohjelman vuoksi luomme vain toisen huipputason tunnisteen.
Vaihe 4: Napsauta rataskuvaketta ikkunan oikeassa yläkulmassa ja napsauta sitten asetukset.
Vaihe 5: Napsauta sinistä Suodattimet linkki ikkunan keskellä.
Vaihe 6: Napsauta Luo uusi suodatin linkki.
Vaihe 7: Kirjoita sähköpostiosoite, josta viestit suodatetaan Vastaanottaja -kenttää ja napsauta sitten Luo suodatin tällä haulla linkki.
Vaihe 8: Valitse ruudun vasemmalla puolella oleva valintaruutu Kiinnitä etiketti, valitse aiemmin luomasi tarra, valitse valintaruutu vasemmalla puolella Käytä suodatinta myös x vastaavaan keskusteluun -ruutuun (x-arvo on sama kuin Gmailissa tällä hetkellä olevien viestien määrä, jotka on jo lähetetty kyseiseltä tililtä), napsauta sitten Luo suodatin -painiketta.
Tämän jälkeen Gmail suorittaa suodattimen olemassa olevissa keskusteluissasi ja siirtää kaikki tähän ehtoon vastaavat viestit aiemmin luomaasi tunnisteeseen. Lisäksi kaikki kyseiseltä tililtä edelleenlähetettävät viestit siirretään automaattisesti tähän tunnisteeseen.
Olet todennäköisesti huomannut, että juuri luomaasi suodattimeen olisi voinut soveltaa monia muita vaihtoehtoja. Jos halusit siirtää vain osan edelleenlähetetyistä viesteistäsi tähän tunnisteeseen, voit käyttää näitä kohteita viestien suodattamiseen edelleen. Voit tehdä Gmailin suodattimilla paljon, ja voit viedä Saapuneet-kansiosi aivan toiselle organisaatiotasolle muokkaamalla Gmail-suodattimiasi.