On tärkeää tietää, miten voit määrittää poissaolo-vastauksen Outlook 2013:ssa, jos sinulla on yhteyshenkilöitä, jotka saattavat lähettää sinulle sähköpostia, ja heidän on tiedettävä, että et ehkä saa viestiä vähään aikaan. Poissaolo-vastaus lähetetään heti, kun sähköpostiviesti saapuu Outlook 2013:n Saapuneet-kansioosi, ja poissa-vastauksen sisältö voi sisältää mitä tahansa tietoja, joita haluat välittää.
Alla olevat vaiheet osoittavat, kuinka voit luoda poissaolo-vastauksen Outlook 2013:ssa, jos sinulla on sähköpostitili, joka ei ole osa Exchange-palvelinta. Tämä sisältää sähköpostiosoitteet, joita isännöivät sähköpostipalveluntarjoajat, kuten Gmail, Yahoo, Outlook.com tai jokin monista muista vastaavista palveluntarjoajista. Useimmilla sähköpostipalveluntarjoajilla on myös poissaolo-vastaus, jonka voit määrittää heidän verkkoportaalinsa kautta, mikä saattaa olla parempi vaihtoehto olosuhteistasi riippuen.
Outlookin jakeluluettelot voivat olla loistava vaihtoehto, jos sinun on usein lähetettävä sähköpostia samalle suurelle ihmisryhmälle etkä halua kirjoittaa jokaista yksittäistä osoitetta manuaalisesti.
Automaattisen vastauksen määrittäminen Outlook 2013:ssa
- Avaa Outlook 2013.
- Klikkaa uusi sähköposti -painiketta.
- Kirjoita poissaoloviestisi sähköpostin tekstiruutuun.
- Klikkaa Tiedosto -välilehti.
- Klikkaus Tallenna nimellä.
- Kirjoita mallille nimi Tiedoston nimi -kenttää ja napsauta sitten Tallenna tyyppinä, valitse Outlook-mallija napsauta sitten Tallentaa.
- Klikkaa Koti -välilehteä, napsauta säännöt -painiketta ja napsauta sitten Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä.
- Klikkaa Uusi sääntö -painiketta.
- Klikkaus Käytä sääntöä vastaanottamiini viesteihinja napsauta sitten Seuraava.
- Klikkaus Seuraavaja napsauta sitten Joo.
- Valitse Vastaa käyttämällä tiettyä mallia vaihtoehto ja napsauta sitten Tietty malli.
- Klikkaus Katso sisään, klikkaus Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä, valitse sitten aiemmin luomasi malli ja napsauta Avata.
- Klikkaa Seuraava -painiketta.
- Aseta mahdolliset poikkeukset ja napsauta sitten Seuraava.
- Klikkaa Viedä loppuun -painiketta.
Artikkelimme jatkuu alla lisätiedoilla ja kuvilla näitä vaiheita varten. Automaattisen vastauksen määrittäminen Outlookissa on hieman monimutkaista, ja on useita paikkoja, joissa voit mukauttaa joitain asetuksia, joista keskustelemme tarkemmin seuraavassa osiossa.
Poissaolo-vastauksen luominen ja käyttöönotto Outlook 2013:ssa (Kuvien opas)
Alla olevat vaiheet osoittavat, kuinka voit luoda ja ottaa käyttöön poissaolo-vastauksen Outlookin Microsoft Office 2013 -versiossa.
Kun joku lähettää sinulle sähköpostin, Outlook lähettää automaattisesti vastaukset luomallasi poissaoloviestillä. Huomaa, että Outlook 2013:n on oltava auki, jotta tämä toimii. Jos et voi jättää Outlook 2013:a auki koko ajaksi, jonka olet poissa toimistosta, sinun on parempi määrittää poissaolo-vastaus suoraan sähköpostipalvelimesi kautta.
Alla olevista linkeistä näet, kuinka voit määrittää poissaoloilmoituksen muutamille suosituille sähköpostipalveluntarjoajille, jos et voi jättää tietokonettasi ja Outlook 2013:a päälle ja käynnissä koko poissaolosi ajaksi.
- Poissaolo-vastauksen määrittäminen Gmail-tileille
- Poissaolo-vastauksen asettaminen Yahoo-tileille
- Poissaolo-vastauksen määrittäminen Outlook.com-tileille
Alla olevat vaiheet osoittavat, kuinka voit luoda poissaolo-vastauksen Outlook 2013:ssa, jos sinulla ei ole Exchange Server -tiliä ja käytät IMAP- tai POP3-tiliä. Jos sinulla on Exchange, voit luoda poissaolo-vastauksen tai muita Officen automaattisia vastauksia menemällä osoitteeseen Tiedosto > Tiedot > Automaattiset vastaukset.
Vaihe 1: Avaa Outlook 2013.
Vaihe 2: Napsautauusi sähköposti -painiketta.
Vaihe 3: Kirjoita poissaoloviestisi sähköpostin tekstiruutuun.
Vaihe 4: Napsauta Tiedosto ikkunan vasemmassa yläkulmassa.
Vaihe 5: Napsauta Tallenna nimellä.
Vaihe 6: Kirjoita mallille nimi Tiedoston nimi -kenttää ja napsauta sitten Tallenna tyyppinä pudotusvalikosta, valitse Outlook-mallija napsauta sitten Tallentaa -painiketta.
Vaihe 7: Napsauta Koti -välilehteä ikkunan yläosassa, napsauta säännöt -painiketta Liikkua nauhan osa ja napsauta sitten Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä -painiketta.
Vaihe 8: Napsauta Uusi sääntö -painiketta.
Vaihe 9: Napsauta Käytä sääntöä vastaanottamiini viesteihin vaihtoehto ja napsauta sitten Seuraava.
Vaihe 9: Napsauta Seuraava -painiketta, ellet halua lähettää Poissa-vastausta vain tietyin edellytyksin. Jos et valinnut vaihtoehtoja, napsauta Joo -painiketta vahvistaaksesi, että haluat tämän säännön sovellettavan jokaiseen vastaanottamaasi viestiin.
Vaihe 10: Valitse ruudun vasemmalla puolella oleva valintaruutu Vastaa käyttämällä tiettyä mallia -vaihtoehto ja napsauta sitten Tietty malli vaihtoehto ikkunan alaosassa.
Vaihe 11: Napsauta Katso sisään avattavasta valikosta, napsauta Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä -vaihtoehto, valitse sitten aiemmin luomasi malli ja napsauta Avata -painiketta.
Vaihe 12: Napsauta Seuraava -painiketta.
Vaihe 13: Aseta haluamasi poikkeukset napsauttamalla kunkin vaihtoehdon vasemmalla puolella olevaa valintaruutua ja napsauta sitten Seuraava -painiketta.
Vaihe 14: Napsauta Viedä loppuun -painiketta, kun haluat suorittaa poissaoloviestin määrityksen ja aloittaa automaattisten vastausten lähettämisen.
Kuten aiemmin mainittiin, tietokoneesi on oltava päällä ja Outlook 2013:n on oltava auki, jotta tämä toimii. Jos tietokoneesi on asetettu lepotilaan tai horrostilaan tietyn ajan käyttämättömyyden jälkeen, tämä tapa lähettää poissaolo-vastaus Outlook 2013:ssa ei toimi.
Kun palaat toimistolta, voit poistaa tämän säännön käytöstä menemällä osoitteeseen Säännöt > Hallinnoi sääntöjä ja hälytyksiä (missä olimme yllä vaiheessa 7) ja poista valintamerkki napsauttamalla säännön vasemmalla puolella olevaa ruutua. Valitettavasti tämän automaattisen vastaustavan avulla ei voi määrittää alkamis- tai lopetusaikaa.
Lisähuomautuksia automaattisen vastauksen käyttämisestä Microsoft Outlookissa
- Yleensä on hyvä idea sisällyttää aloitus- ja päättymisaika poissaolovastaukseen, jotta sähköpostiyhteyshenkilösi tietävät suunnilleen, milloin he odottavat kuulevansa sinusta.
- Jos sinulla on pääsy sähköpostitilisi verkkopohjaiseen versioon, kuten Outlook Web-tiliin tai Gmailiin, saatat olla parempi käyttää sitä lähettääksesi sen sijaan vastauksesi poissaoloon. Molemmilla sähköpostipalveluntarjoajilla on oma lomavastausvaihtoehto, jolla voit automatisoida tämän hieman paremmin. Voit jopa valita ajanjakson, jolloin et ole tavoitettavissa.
- Säännöt-valintaikkunaa voidaan käyttää paljon muuhunkin kuin poissaolo-vastaukseen. Voin käyttää sitä luomaan erilaisia vastauksia organisaationi ulkopuolisille tai organisaatiossani oleville ihmisille, ja voin suodattaa sähköpostit automaattisesti aiheen tai lähettäjän perusteella.
- Yllä olevan oppaan tarkoituksena on auttaa sinua luomaan poissaolo-vastauksen, jos sinulla ei ole Exchange-tiliä. Jos sinulla on sellainen, tämä koko prosessi on paljon yksinkertaisempi. Laitteessa on poissaolo-avustaja Tiedosto -välilehti, jossa voit määrittää automaattiset vastaukset ja jopa määrittää vastauksille ajanjakson. Automaattinen vastausikkunassa on myös erillinen organisaatio-välilehti molemmille Organisaationi ulkopuolella ja Organisaationi sisällä yhteystiedot, jotta voit muokata jokaista vastausviestiä erikseen.
Haluatko Outlook 2013:n tarkistavan uudet viestit useammin? Säädä Outlook 2013:n lähetys- ja vastaanottoasetuksia tarkistaaksesi uudet viestit niin usein kuin haluat.
Katso myös
- Offline-työn poistaminen käytöstä Outlookissa
- Miten yliviivataan Outlookissa
- Kuinka luoda Vcard Outlookissa
- Estettyjen lähettäjien luettelon tarkasteleminen Outlookissa
- Gmailin määrittäminen Outlookissa