Outlook 2016 tarjoaa useita erilaisia työkaluja, joiden avulla voit lajitella sähköpostisi automaattisesti. Tämä saavutetaan säännöillä, jotka voidaan jopa määrittää toimimaan esimerkiksi lähettämään poissaolo-vastaus. Kun alat käyttää sääntöjä viestien automaattiseen lajitteluun aiheen tai lähettäjän perusteella, huomaat, että organisaatiotasosi helpottaa tarvitsemiesi sähköpostien löytämistä.
Joskus saatat haluta varmistaa, että et menetä tärkeitä tietoja Outlook-kansioistasi, joten voit alkaa tutkia varmuuskopioiden luomista joistakin niistä. Outlook-varmuuskopiotiedosto voi kuitenkin olla suuri ja kestää jonkin aikaa, joten voit sen sijaan keskittyä vain varmuuskopion luomiseen tietystä kansiosta. Alla oleva opetusohjelma näyttää, kuinka voit varmuuskopioida Outlook 2016:n kansion erilliseen tiedostoon, jonka voit tallentaa ja siirtää toiseen paikkaan siltä varalta, että alkuperäiselle Outlook-tiedostollesi tapahtuisi jotain.
Kuinka tehdä varmuuskopio yhdestä kansiosta Outlook 2016:ssa
Tämän artikkelin vaiheet osoittavat, kuinka voit tehdä varmuuskopion yhdestä sähköpostikansiosta tilille, jonka olet määrittänyt Outlook 2016:ssa. Voit tallentaa tämän kansion varmuuskopion johonkin paikkaan tietokoneeseen, ja voit valita, haluatko varmuuskopion olevan .csv- vai .pst-tiedosto. .csv-tiedosto voidaan avata useilla eri ohjelmilla, kuten Notepadilla tai Excelillä, kun taas .pst-tiedosto voidaan avata Outlookissa. Jos aiot tuoda kansion varmuuskopion toiseen Outlook-asennukseen, sinun kannattaa valita .pst. Jos haluat vain päästä käsiksi sähköposteihin helposti myöhemmin, voit käyttää .csv-muotoa.
Vaihe 1: Avaa Outlook 2016.
Vaihe 2: Napsauta Tiedosto -välilehti ikkunan vasemmassa yläkulmassa.
Vaihe 3: Valitse Avaa/Vie vaihtoehto ikkunan vasemmalla puolella olevassa sarakkeessa.
Vaihe 4: Napsauta Tuonti ja vienti -painiketta.
Vaihe 5: Valitse Vie tiedostoon -vaihtoehto ja napsauta sitten Seuraava -painiketta.
Vaihe 6: Valitse varmuuskopiotiedoston tyyppi, jonka haluat tehdä, ja napsauta sitten Seuraava -painiketta.
Vaihe 7: Napsauta kansiota, jonka haluat varmuuskopioida, ja napsauta sitten Seuraava -painiketta.
Vaihe 8: Napsauta Selaa -painiketta ja valitse tietokoneeltasi paikka, johon haluat tallentaa varmuuskopion, ja napsauta sitten Seuraava -painiketta.
Vaihe 9: Napsauta Viedä loppuun -painiketta luodaksesi kansion varmuuskopion. Huomaa, että tämä voi kestää hetken, jos kansiossa on paljon sähköpostiviestejä.
Vaikka tämän oppaan vaiheet on erityisesti tarkoitettu auttamaan sinua varmuuskopioimaan sähköpostikansion, voit käyttää periaatteessa samaa menetelmää myös yhteystietojesi varmuuskopiointiin. Ota selvää, kuinka voit viedä yhteystietoja Outlookista muotoon, jonka voit helposti avata ja muokata Microsoft Excelissä.