Viimeksi päivitetty: 17. huhtikuuta 2019
Laskentataulukoiden tulostaminen Excel 2010:ssä voi olla turhauttavaa, varsinkin jos laskentataulukkosi tulostetaan useammalle kuin yhdelle sivulle. Ylimääräiset sarakkeet voivat joutua omalle sivulleen, sarakeotsikot tulostuvat vain ensimmäiselle sivulle, ja voi yleensä olla vaikeaa yhdistää solua visuaalisesti riviin tai sarakkeeseen.
Työskentelen toimistossa ja olen vuorovaikutuksessa useiden ihmisten kanssa, jotka kaikki käyttävät Exceliä eri tasoilla, voin sanoa, että yksi suurimmista ongelmista, joita useimmat ihmiset kohtaavat, on se, miltä heidän laskentataulukkonsa näyttää, kun he ovat tehneet sen ja tekevät fyysistä kopio. Oletustulostusasetukset ovat harvoin ihanteellisia sille, mitä he haluavat, ja monet Excel-termit ovat hyvin samankaltaisia toistensa kanssa ja voivat olla hämmentäviä.
On kuitenkin olemassa joitain yksinkertaisia muutoksia, joita voit soveltaa Excel-laskentataulukkoon, jotta se tulostuu paremmin ja lukijoiden on helpompi ymmärtää.
Parempi Excel 2010 -laskentataulukkotulostus
Tämä opetusohjelma käsittelee muutamia avainalueita, jotka voivat olla hyödyllisimpiä tulostetun Excel-laskentataulukon parantamisessa. Näitä alueita ovat:
– Piilota tarpeettomat sarakkeet ja rivit
– Sivunumeroiden lisääminen sivun alaosaan
– Sivun suunnan säätö
– Paperin koon säätö
– Reunusten säätäminen
– Ruudukkoviivojen tulostaminen
– Ylimmän rivin toistaminen joka sivulla
– Kaikkien sarakkeiden sovittaminen yhdelle arkille
Vaikka tämä saattaa tuntua paljon, voit itse asiassa tehdä melkein kaikki nämä muutokset yhdestä valikosta. Ja kun olet tottunut siihen, voit ottaa kaikki nämä muutokset käyttöön muutamassa sekunnissa. Tuloksena on laskentataulukko, joka näyttää sarakeotsikot jokaisen sivun yläreunassa, on helppolukuinen eikä vaadi sarakkeiden kokoa manuaalisesti säätääksesi ylimääräistä saraketta tulostumasta omalle sivulleen.
Tarpeettomien sarakkeiden ja rivien piilottaminen
Yleensä haluan aloittaa tästä, varsinkin kun käsittelen jonkun muun luomaa laskentataulukkoa. Se sisältää usein tietoja, jotka eivät ole olennaisia laskentataulukon tulostuksen vuoksi, ja vain auttavat luomaan sekaannusta.
Voit piilottaa rivin tai sarakkeen napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella sarakkeen kirjainta tai rivin numeroa ja napsauttamalla sitten Piilottaa vaihtoehto.
Saat lisätietoja sarakkeiden piilottamisesta tästä artikkelista.
Sivunumeroiden lisääminen sivun alareunaan
Tämä ei ehkä ole asia, jota kaikkien tarvitsee tehdä laskentataulukoillaan, mutta olen huomannut, että suuret laskentataulukot voivat usein näyttää hyvin samanlaisilta sivulta toiselle. Lukijoilla on myös tapana poistaa niitit ja keskittyä yksittäisille sivuille, mikä voi tehdä laskentataulukon järjestyksen palauttamisen lähes mahdottomaksi.
Vaihe 1: Napsauta Lisää ikkunan yläosassa.
Vaihe 2: Napsauta Ylä- ja alatunniste in Teksti navigointinauhan osa.
Vaihe 3: Napsauta sivun alareunassa olevaa alatunnisteosaa, johon haluat lisätä sivunumeron.
Vaihe 4: Napsauta Sivunumero -painiketta Ylä- ja alatunnisteelementit navigointinauhan osa.
Kun olet tässä näkymässä, nyt saattaa olla hyvä aika lisätä otsikko. Voit tehdä sen yksinkertaisesti napsauttamalla otsikkoosion sisällä, johon haluat lisätä tietosi. Kaikki, mitä lisäät otsikkoon, toistetaan joka sivulla, joten tämä on hyvä paikka laittaa otsikko laskentataulukolle.
Voit lukea lisää otsikon luomisesta Excel 2010:ssä täältä.
Lisätietoja sivunumeroiden lisäämisestä Excel 2010:ssä on täällä.
Sivun suunnan säätäminen
Tämä opetusohjelman osa on silloin, kun aiomme avata Sivuasetukset valikko, joka sisältää joukon erilaisia tulostusasetuksia, joita haluamme säätää.
Minusta useimmat tulostamani laskentataulukot näyttävät paljon paremmilta, kun ne tulostetaan vaakasuunnassa. Tämä on tietysti valinta, joka vaihtelee omien tarpeidesi mukaan, mutta sitä on helppo muuttaa tarpeen mukaan.
Vaihe 1: Napsauta Sivun asettelu -välilehti ikkunan yläosassa.
Vaihe 2: Napsauta Sivuasetukset -painiketta oikeassa alakulmassa Sivuasetukset navigointinauhan osa.
Vaihe 3: Napsauta sivun suuntaa, jota haluat käyttää.
Pysymme tässä valikossa opetusohjelman lopun ajan, joten älä sulje sitä vielä!
Paperikoon säätäminen
Jos suurin osa laskentataulukoistasi tulostuu paremmin vaakasuunnassa, saattaa joskus olla asiakirjoja, jotka ovat jopa liian suuria siihen. Yksi hyvä ratkaisu tähän on käyttää legal-kokoista paperia, jolloin yhdelle sivulle mahtuu vielä enemmän sarakkeita.
**Muistutus – tähän valikkoon pääsee napsauttamalla Sivun asettelu -välilehteä ja napsauta sitten Sivuasetukset -painiketta oikeassa alakulmassa Sivuasetukset navigointinauhan osa.**
Vaihe 1: Napsauta avattavaa valikkoa oikealla puolella Paperikokoja napsauta sitten haluamaasi paperikokoa.
Marginaalien säätäminen
Laskentataulukon reunusten säätäminen tehdään yleensä siksi, että sivulle halutaan mahtua enemmän tietoa. Joten tämän opetusohjelman tarkoituksia varten alla oleva esimerkkimme pienentää marginaaleja pienempään arvoon.
**Muistutus – tähän valikkoon pääsee napsauttamalla Sivun asettelu -välilehteä ja napsauta sitten Sivuasetukset -painiketta oikeassa alakulmassa Sivuasetukset navigointinauhan osa.**
Vaihe 1: Napsauta Marginaalit -välilehti ikkunan yläosassa.
Vaihe 2: Napsauta alla olevaa nuolta Vasen pienentää marginaalin kokoa ja toista sitten Oikein, Ylös ja Pohja. Huomaat, että en ole pienentänyt marginaalejani nollaan, koska tulostimellani on vaikeuksia tulostaa asiakirjoja ilman marginaalia. Tämä on yleistä monien tulostimien keskuudessa, joten sinun kannattaa harkita myös alla olevan kuvan marginaalikokojen käyttöä.
Ruudukkoviivojen tulostaminen
Tämä on yksi tärkeimmistä painettuun laskentataulukkoon tehtävistä muutoksista, ja sen teen melkein kaikkeen, mitä tulostan Excelistä. Ruudukkoviivojen lisääminen helpottaa lukijoiden erottamista, mihin sarakkeeseen ja riviin solu kuuluu, ja se voi auttaa vähentämään virheitä.
**Muistutus – tähän valikkoon pääsee napsauttamalla Sivun asettelu -välilehteä ja napsauta sitten Sivuasetukset -painiketta oikeassa alakulmassa Sivuasetukset navigointinauhan osa.**
Vaihe 1: Napsauta Arkki -välilehti ikkunan yläosassa.
Vaihe 2: Valitse ruudun vasemmalla puolella oleva valintaruutu Ruudukkoviivat.
Ylimmän rivin toistaminen jokaisella sivulla
Tämä on toinen asetus, jota voit hyödyntää laskentataulukon järjestämiseen. Ylimmän rivin tulostaminen jokaiselle sivulle helpottaa lukijoiden tietävän, mihin sarakkeeseen solu kuuluu, mikä auttaa välttämään virheet.
**Muistutus – tähän valikkoon pääsee napsauttamalla Sivun asettelu -välilehteä ja napsauta sitten Sivuasetukset -painiketta oikeassa alakulmassa Sivuasetukset navigointinauhan osa.**
Vaihe 1: Napsauta sen sisällä Toistettavat rivit yläreunassa ala.
Vaihe 2: Napsauta jokaisen sivun yläosassa riviä, jonka haluat toistaa. Tässä esimerkissä käytän riviä 1.
Klikkaa OK -painiketta ikkunan alareunassa tallentaaksesi kaikki juuri tekemämme muutokset, koska tämä ikkuna on nyt valmis.
Jos haluat sen sijaan toistaa sarakkeen jokaisen sivun vasemmalla puolella, voit lukea kuinka tästä artikkelista.
Kaikkien sarakkeiden sovittaminen yhdelle sivulle
Tämä on opetusohjelman viimeinen osa, ja se on muutos, jonka aiomme tehdä suoraan Tulosta valikosta.
Vaihe 1: Napsauta Tiedosto -välilehti ikkunan vasemmassa yläkulmassa.
Vaihe 2: Napsauta Tulosta ikkunan vasemmalla puolella olevassa sarakkeessa.
Vaihe 3: Napsauta Ei skaalausta -painiketta ikkunan keskellä ja napsauta sitten Sovita kaikki sarakkeet yhdelle sivulle vaihtoehto.
Sinulla pitäisi nyt olla Excel-laskentataulukko, joka tulostuu yksinkertaisessa, luettavassa muodossa, joka vetoaa lukijoihisi. Jos kaikki näyttää oikein Tulostuksen esikatselu ikkunan oikealla puolella, voit napsauttaa Tulosta -painiketta aloittaaksesi optimoidun laskentataulukon tulostamisen.
Monet vaihtoehdoista, joista keskustelemme yllä olevassa artikkelissa, toimivat myös Excelin uudemmissa versioissa. Ja vaikka suuri osa näistä osioista sisälsi Sivun asetukset -osion käytön, joitain näistä asetuksista voidaan muuttaa myös muista paikoista.
Voit esimerkiksi napsauttaa Tulosta otsikot -painiketta Sivun asettelu -välilehti ja valitse laskentataulukon ylärivi tulostaaksesi sen jokaiselle sivulle.
Lisäksi löydät vaihtoehtoja ruudukkoviivojen sisällyttämiseen tulostettaessa siirtymällä kohtaan Sivun asettelu -välilehteä ja napsauttamalla Tulosta vaihtoehto kohdassa Ruudukkolinjat Arkin asetukset nauhan osa.
Haluatko tulostaa arkin tyhjiä soluja tarkistuslistaa tai manuaalista inventaariota varten? Opi Excel 2010:ssä.