Microsoft Outlookin vanhemmat versiot kärsivät suorituskyvyn heikkenemisestä Outlook-tiedoston koon kasvaessa. Tämän seurauksena Microsoft Outlook 2010:ssä on arkistointiominaisuus, jonka avulla voit arkistoida vanhoja tiedostoja, kuten vanhoja sähköposteja, yhteystietoja, jakeluluetteloita ja kalenterimerkintöjä.
Vaikka Microsoft Outlook 2010:n käyttäjät eivät kohtaa samoja ohjelmien hidastuksia kuin vanhojen versioiden käyttäjät, nykyiset sähköposti- ja kalenterikäyttäjät vastaanottavat ja lähettävät suurempia tietomääriä, mikä voi nopeasti kasvattaa Outlookin PST-tiedoston kokoa. Vaikka tiedostojen arkistointi Outlookissa ei enää ole yhtä tarpeellista kuin ennen, se on silti hyvä käytäntö tiedostokoon pienentämiseen ja sähköpostiohjelman suorituskyvyn parantamiseen.
Arkistotyökalun käyttäminen Outlook 2010 -kalenterissa
Jos olet perehtynyt paremmin asetusten muokkaamiseen Microsoft Office -ohjelmien vanhemmissa versioissa, niin Microsoft Outlook 2010:n asettelu ja rakenne voivat olla hieman hämmentäviä. Suurin osa tämän Outlook-version konfiguroitavista vaihtoehdoista löytyy napsauttamalla Tiedosto -välilehti ikkunan vasemmassa yläkulmassa. Tämä navigointimalli pätee myös tämän opetusohjelman tarkoituksiin, joten napsauta sitä Tiedosto -välilehti. Napsauta ikkunan vasemmassa reunassa olevaa Info-painiketta nähdäksesi erilaiset vaihtoehdot Outlook 2010 -ikkunan pääosassa.
Klikkaa Puhdistustyökalut -painiketta ikkunan keskellä, joka näyttää avattavan valikon, jossa on lisävaihtoehtoja. Klikkaa Arkisto vaihtoehto tämän avattavan valikon alareunassa.
An Arkisto -ikkuna avautuu nyt Outlook 2010 -ikkunan yläpuolelle. Jos haluat arkistoida Outlook 2010 -tiedostosi kokonaisuudessaan, voit napsauttaa Arkistoi kaikki kansiot automaattisen arkistoinnin asetusten mukaisesti vaihtoehto ikkunan yläosassa. Jos haluat kuitenkin arkistoida vain Outlook 2010 -kalenterisi, tarkista Arkistoi tämä kansio ja kaikki alikansiot vaihtoehto.
Klikkaa Kalenteri -vaihtoehto valitaksesi oletuskalenterin nykyiselle Outlook 2010 -profiilillesi. Jos haluat arkistoida toisen kalenterin, kuten Internet-kalenterin, valitse se vaihtoehto. Jos näet nuolen haluamasi kalenterivaihtoehdon vasemmalla puolella, se tarkoittaa, että kyseisessä kohdassa on useita kalentereita. Jos valitset nuolen oikealla puolella olevan vaihtoehdon, Outlook arkistoi kaikki kyseisen osion kalenterit.
Viimeistele Outlook 2010 -kalenteriarkiston asetukset napsauttamalla avattavaa valikkoa Arkistoi kohteet vanhempia kuin ja valitse päivämäärä, jota ennen haluat arkistoida kaikki tiedostosi kohteet. Klikkaa OK -painiketta jatkaaksesi Outlook 2010 -kalenterisi arkistointia.