Sähköpostilaatikkoosi tallentamasi tiedot voivat olla melko arvokkaita, varsinkin jos käytät tätä sähköpostiosoitetta työtarkoituksiin. Vaikka sinulla saattaa olla käynnissä sähköpostiviestien varmuuskopiointijärjestelmä, oletko ottanut käyttöön järjestelmän varmuuskopioi Outlook-yhteystiedot? Tapa, jolla tavoitat ihmisiä, sekä heidän sähköpostiosoitteensa ovat tärkeitä osia liiketoiminnassasi. Lisäksi, jos olet kuten monet ihmiset, et ehkä vaivaudu tallentamaan henkilön sähköpostiosoitetta muistiin. Lisäät heidät uudeksi Outlook-yhteystiedoksi ja alat sitten kirjoittaa heidän nimensä Vastaanottaja viestikenttään, kun haluat ottaa heihin yhteyttä. Onneksi Outlook-yhteystietojen varmuuskopiointi on yksinkertainen, ja voit tehdä sen useilla tavoilla.
Luo varmuuskopio Outlook-yhteystietotiedostosta
Outlook-yhteystietojen varmuuskopiointi voidaan suorittaa suoraan Microsoft Outlook 2010:stä. Lisäksi, vaikka sinulla olisi erittäin paljon yhteystietoja, tiedosto ei ole kovin suuri ja se voidaan helposti kopioida tai lähettää sähköpostitse toiseen paikkaan.
Aloita Outlook-yhteystietotiedoston varmuuskopiointi käynnistämällä Microsoft Outlook 2010. Napsauta Tiedosto -välilehteä ikkunan vasemmassa yläkulmassa ja napsauta sitten Avata ikkunan vasemmalla puolella. Tämä avaa uuden valikon näytön keskelle, jota sinun on napsautettava Tuonti. Tiedän, että viemme tiedostoa, mutta tämä on nopein tapa käyttää apuohjelmaa, jota tarvitset yhteystietojen viemiseen Outlookissa.
Klikkaa Vie tiedostoon -vaihtoehto ja napsauta sitten Seuraava -painiketta. Tässä näytössä on joitakin tiedostomuotovaihtoehtoja, joista voi olla hyötyä, jos joudut joskus siirtämään yhteystietosi toiseen sähköpostiohjelmaan, mutta valitse toistaiseksiOutlookin datatiedosto (.pst) vaihtoehto ja napsauta sittenSeuraava. Klikkaa Yhteystiedot kansio ikkunan keskellä ja napsauta sitten Seuraava.
Klikkaa Selaa -painiketta ikkunan yläosassa, valitse tietokoneeltasi sijainti, johon haluat tallentaa tiedoston, ja napsauta sitten Viedä loppuun -painiketta luodaksesi varmuuskopion Outlook-yhteystietotiedostosta. On joitakin muita tapoja, joilla voit muokata tätä varmuuskopiointiprosessia, joista keskustelemme seuraavassa osassa.
Outlookin yhteystietojen lisävarmuuskopiointiasetukset
Jännittävä tapa yhdistää tämä varmuuskopiointimenetelmä pilvitallennustilaan on lukea tämä artikkeli SkyDrive-kansion asentamisesta Windows-tietokoneeseen ja valita sitten kyseinen SkyDrive-kansio Outlook-varmuuskopiotiedoston tallennuspaikaksi. Näin voit käyttää tiedostoa tietokoneeltasi ja luoda siitä kopion pilveen siltä varalta, että tietokoneesi kaatuu tai varastetaan.
Toinen vaihtoehto tämän prosessin optimoimiseksi ja varmuuskopiotiedoston turvallisuuden varmistamiseksi on lähettää tiedosto sähköpostitse itsellesi, kun varmuuskopiointi on valmis. Koska Outlook-yhteystietotiedoston tulee olla tarpeeksi pieni lähettääksesi sähköpostia, tämä luo yhteystietotiedostosta kopion sähköpostipalvelimellesi, jolloin voit käyttää tiedostoa miltä tahansa tietokoneelta.
Olen tehnyt aiemmin selväksi, että olen CrashPlan-varmuuskopiointiohjelman suuri fani, ja tämä on esimerkki, josta saatat nähdä miksi. CrashPlanin oletusasetukset on jo määritetty varmuuskopioimaan Outlook-tiedostosi oletussijainti, joten jos sinulla on CrashPlan tietokoneellasi, se varmuuskopioi nämä tiedot jo.